HANTERING AV PERSONUPPGIFTER PÅ AVAVVIKENS VANDRARHEM & KONFERENS
(org.nr: 556998-2845)
NÄR SPARAR VI DINA UPPGIFTER?
Om du kontaktar oss via telefon eller hemsida och vi anser att kontaktuppgiften är relevant, då behåller vi den. Det baserar vi på berättigat intresse. Utöver detta spar vi självklart uppgifter om du är eller varit kund hos oss inom skälig tid.
ALLMÄN GDPR INFORMATION:
Från den 25 maj 2018 följer Avavikens Vandrarhem & Konferens den europeiska dataskyddsförordningen EU 2016/679 (GDPR).
Förordningen ersätter tidigare svensk lagstiftning: PuL 1998:204.
Vi vill ge våra kunder så god service som möjligt. Samtidigt ska kraven i GDPR och övriga lagar följas. Nedan får du information om vilka personuppgifter Avavikens Vandrarhem & Konferens hanterar, hur vi skyddar dem och dina rättigheter enligt GDPR.
VI STÖDJER OSS PÅ DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN ” AVTAL MED DEN REGISTRERADE” I VÅR PERSONUPPGIFTSHANTERING:
- Personuppgifter samlas för att vi ska kunna följa upp, samt fullgöra lagliga förpliktelser som ställs till bolaget.
- Vi behandlar det personuppgifter som behövs för att kunna hantera vårt avtal med kunden, till exempel förfrågningar, beställningar, hantering av beställningar och fakturering av boende, kurs, föredrag, evenemang och andra tjänster.
GRUNDLÄGGANDE FÖR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER ÄR:
- Vi följer förordningen och ser till att dina rättigheter upprätthålls. Vi kan även visa att vi följer förordningen.
- Dina uppgifter skyddas av sekretess och regler för medarbetarna som hanterar dem.
- Vi kontaktar inte personer under 18 år utan målsmans godkännande.
- Personuppgifter som vi använder lämnas aldrig vidare för andra syften än de vi bestämt och informerar om.
- Vi lagrar inte mer information eller längre än vi behöver. All data raderas enligt rutin så snart den inte används.
- Kravet till att hantering av personuppgifter dokumenteras och där det framgår bland annat syfte och omfattning gäller inte för Avavikens Vandrarhem & Konferens, eftersom vi inte uppfyller kraven till detta.
- Det är enbart de medarbetare som behöver dina personuppgifter för att utföra sitt arbete som har tillgång till dem.
- Skulle personuppgifter ändå spridas, förstöras, eller förvanskas hos oss informeras både de berörda och Dataskyddsmyndigheten med en beskrivning av vad som har hänt samt vad vi gjort för att lösa ärendet.
VÅR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER
Om du kontaktar oss via telefon eller hemsida och vi anser att kontaktinformationen är relevant, då behåller vi den. När ni gör en bokning hos oss, skickar en e-post eller fyller i bokningsformulär via vår hemsida sparar vi de uppgifterna för att kunna vara behjälplig med er bokning. Vi tar emot bokningar per telefon, över disk, per e-post och via bokningssida på internet.
Namn och telefonnummer på beställare skrivs in manuellt i kalender som är en bas i bokningssystemet. Denna kalender sparas till årets slut och makuleras därefter.
Gästers personuppgifter, hyresavtal och annan tillhörande dokumentation förvaras i pärmar i låst dokumentskåp, där endast behörig personal har tillträde.
Registreringskort för hotellgäster:
- Vid incheckning på boendet ska alla vuxna skriva in sig med namn, hemadress, telefonnummer.
- En familj som bor tillsammans ska registrera en vuxen. På detta registreringskort noteras antal vuxna och medföljande barn under 18 år som bor på samma rum.
- Den som är under 18 år och tar in på boendet ensam ska registreras.
- Vid gruppresor samlas enbart personuppgifter på ansvarig ledare, därefter noteras som en bilaga, antal vuxna och barn per rum som tillhör gruppresan.
- Dessa registreringskort makuleras efter fullförd betalning eller avslutat avtal.
För utländska hotellgäster gäller särskilda krav på registrering enligt 6 kap. 13 § utlänningsförordningen (2006:97).
“Den som driver hotell, pensionat eller annan yrkesmässig uthyrningsverksamhet för övernattning ska se till att utlänningar på ett egenhändigt undertecknat registreringskort lämnar uppgifter om sig”.
- För utlänning ska registreringskortet innehålla: förnamn, efternamn, födelsetid, hemortsadress, ankomstdag och avresedag. Vidare ska det finnas uppgift om vilken legitimationshandling som uppvisats, handlingens nummer samt utlänningens underskrift och datum för detta.
- Registreringskortet skall förvaras hos den registreringsansvarige. Korten ska sparas i tre månader räknat från den dagen som gästen registrerades. Dessa makuleras därefter.
Företagsboende:
- Vi samlar in personuppgifter på registreringskort med samma villkor som för vandrarhemmets gäster, vi noterar i tillägg vilket företag gästerna tillhör.
- Alla registreringskort som tillhör företagsboende lagras till hyresavtal och betalningar är avslutade med hyresgästande företag. Registreringskorten makuleras därefter och eventuell lagring av utländska gäster fullföljs enligt kravet till 3 månaders lagring.
- Vi lämnar inte ut personuppgifter till obehöriga, svarar ej på frågor om någon viss person vistas/har vistats/har bokat här.
- Vi kan komma att dela dina uppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Därutöver lämnas de aldrig ut till någon annan.
- Utöver detta sparar vi självklart uppgifter om du är eller har varit kund hos oss inom skälig tid.
DU SOM HAR PERSONUPPGIFTER I VÅRA REGISTER HAR RÄTT TILL NEDANSTÅENDE:
- Att få tydlig information från oss, ex. när du lämnar samtycke till hantering av personuppgifter.
- Att begära utdrag för att kunna se vilka uppgifter vi behandlar gällande dig. Utdraget, som är kostnadsfritt, kan du få muntligt, elektroniskt eller i pappersform. Vi svarar dig inom 30 dagar.
- Om det visar sig att våra uppgifter om dig är felaktiga eller ofullständiga kommer vi att rätta dem.
- Du kan också begära att vi ska upphöra med en viss behandling av personuppgifter, exempelvis att göra utskick till dig. Det är inte alltid möjligt eftersom andra intressen kan gå före.
- Kontakta oss om du undrar över något. Vi hoppas kunna lösa alla dina frågor. Skulle du behöva mer information kan du kontakta Dataskyddsmyndigheten.
VILL DU TA BORT DINA UPPGIFTER?
Kontakta oss på (e-post) och be om att få dina uppgifter raderade. kontakt@avaviken.se